====== Grundsätzliche Einstellungen für den Digitalen Posteingang ====== ===== Beschreibung ===== Für Ihre Arbeit mit dem Digitalen Posteingang legen Sie im Dialog **Einstellungen** sowie in Programmparametern folgende grundsätzliche Einstellungen fest: * Mitarbeiter in Benutzergruppen zusammenfassen * Workflows für die Aufgaben definieren * Verzeichnis festlegen, aus dem Dateien automatisch empfangen werden * Vorbelegungen für die automatisierte Aufnahme der Dokumente in Ihre Bauakte treffen * Digitale Stempel erstellen * Voreinstellungen für Textkommentare festlegen ---- ===== Dialog Einstellungen ===== Der Dialog **Einstellungen** wird direkt nach dem Bestellen der Demo-Version sowie nach dem Abschluss eines Abonnements im Cloud-Manager geöffnet.\\ \\ Um bestehende Einstellungen zu einem späteren Zeitpunkt zu ergänzen/ändern, kann der Dialog **Einstellungen** im Cloud-Manager über das Kontextmenü über die rechte Maustaste ...\\ {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:cloudmanager_dpeeinstellungen.png|}}\\ \\ ... sowie im Digitalen Posteingang über den Schalter **Einstellungen** im Menü **Posteingang** geöffnet werden.\\ {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:posteingang_dpeeinstellungen.png|}} Im Dialog **Einstellungen** nehmen Sie die grundsätzlichen Einstellungen für Ihre Arbeit mit dem Digitalen Posteingang vor: * [[..dataflor bauakte:dpe_einstellungen#Benutzergruppen]] * [[..dataflor bauakte:dpe einstellungen#Eingangsverzeichnis]] * [[..dataflor bauakte:dpe einstellungen#Workflow-Definitionen]] * [[..dataflor bauakte:dpe einstellungen#Vorbelegung Bauakte]] Die neuen Einstellungen werden mit dem nächsten Start des Digitalen Posteingangs sowie nach Drücken der Taste **F5** im Digitalen Posteingang verwendet. Über das Benutzerrecht [[..dataflor bauakte:dpe rechtesteuerung#Einstellungen bearbeiten]] in der Rechtgruppe **Digitaler Posteingang** steuern Sie, welche Benutzer den Dialog **Einstellungen** öffnen können. ==== Benutzergruppen ==== Ein Workflow kann aus mehreren Verarbeitungsschritten bestehen. Zu jedem Verarbeitungsschritt legen Sie fest, welcher Benutzer hierfür zuständig ist. Dazu können einzelne Benutzer gewählt werden. Zusätzlich können Sie mehrere Benutzer in Benutzergruppen zusammenfassen und einem Verarbeitungsschritt eine Benutzergruppe zuordnen. Ist eine Benutzergruppe eingestellt, wird die Aufgabe allen Benutzern dieser Gruppe zur Bearbeitung angezeigt. Im Netzwerk kann eine Aufgabe jeweils nur von einem Benutzer bearbeitet werden und ist während dieser Bearbeitung für die anderen Benutzer gesperrt. Nach dem Upgrade von DATAflor BUSINESS 2020 auf DATAflor BUSINESS 2021 werden automatisch die Benutzergruppen der Bauakte, die im Programmparameter 130.10.30 **Benutzergruppen** definiert sind, übernommen. Zum Anlegen einer Benutzergruppe klicken Sie am rechten Rand des Dialogs auf {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:icon_neu.png|}} und wählen anschließend im unteren Bereich die Mitarbeiter, die Sie in der Benutzergruppe zusammenfassen möchten. Es stehen alle Benutzer zur Auswahl, denen in den [[..adressen:mitarbeiter#Benutzer anlegen|Benutzerdaten]] das Zugriffsrecht **DATAflor Bauakte** zugewiesen ist.\\ {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpeeinstellungen_benutzergruppen.png|}}\\ \\ Die Benutzergruppen für den Digitalen Posteingang können Sie zusätzlich im Programmparameter 180.10.10 **Benutzergruppen** anlegen und bearbeiten.\\ {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:programmparameter_dpebenutzergruppen.png|}} ==== Eingangsverzeichnis ==== In den Digitalen Posteingang können Sie Dateien einzeln importieren, aber auch den automatischen Import aus definierten Verzeichnissen verwenden. Legen Sie dazu fest, welche Verzeichnisse der DATAflor Workflowdienst überwachen soll. * Das Verzeichnis muss sich auf dem Server befinden und im UNC-Format (Bsp.: \\//Servername//\...) angegeben werden. * Der DATAflor Workflowdienst muss Lese-, Schreib- und Löschrechte in diesem Verzeichnis haben. * Sie können mehrere Verzeichnisse überwachen lassen. * Im Posteingang wird angezeigt, aus welchem Verzeichnis die Datei importiert wurde. Dazu wird der **Quellenname**, den Sie für das Verzeichnis vergeben, verwendet. * Verwenden Sie die BUSINESS-Mandantenverwaltung, definieren Sie je Mandant separate Verzeichnisse, so dass die Dateien in den Digitalen Posteingang des richtigen Mandanten importiert werden können. {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpeeinstellungen_eingangsverzeichnis.png|}} * Der DATAflor Workflowdienst wird an dem Server, auf dem Ihr DATAflor BUSINESS installiert ist, standardmäßig mit dem lokalen Systemkonto ausgeführt, so dass die Lese- und Schreibrechte i.d.R. vorhanden sind. * Befindet sich das überwachte Verzeichnis __nicht__ auf dem Server, auf dem Ihr DATAflor BUSINESS installiert ist, wird zum Starten des DATAflor Workflowdienstes ein Benutzer benötigt, der auf dem zu überwachenden Verzeichnis Lese- und Schreibrechte besitzt. Den Dienst-Benutzer können Sie am BUSINESS-Server in der Diensteverwaltung des Betriebssystems ändern. Öffnen Sie die Eigenschaften des DATAflor Workflowdienstes und aktivieren Sie auf der Registerkarte **Anmelden** die Option **Dieses Konto:**. Wählen Sie anschließend den Benutzer aus und hinterlegen das Passwort des Benutzers. * Bei Fragen dazu wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer. {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:dpeeinstellungen_eingangsverzeichnis_benutzerauswahl.png?600|}} ==== FTP-Verzeichnis ==== Zur Datenübernahme von Softwarepartnern können Dateien aus einem oder mehreren Verzeichnissen auf einem oder verschiedenen FTP-Servern automatisch in den Digitalen Posteingang importiert werden. Hinterlegen Sie dazu hier die Zugangsdaten des FTP-Servers und definieren welches Verzeichnis vom DATAflor Workflowdienst überwacht wird. * Der angegebene FTP-Benutzer muss Lese- Schreib- und Löschrechte in diesem Verzeichnis haben. * Sie können mehrere Verzeichnisse auf verschiedenen FTP-Servern überwachen lassen. * Im Posteingang wird angezeigt, aus welchem Verzeichnis die Datei importiert wurde. Dazu wird der **Quellenname**, den Sie für das Verzeichnis vergeben, verwendet. * Verwenden Sie die BUSINESS-Mandantenverwaltung, definieren Sie je Mandant separate Verzeichnisse, so dass die Dateien in den Digitalen Posteingang des richtigen Mandaten importiert werden können. {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpeeinstellungen_ftpverzeichnis.png|}} ==== Workflow-Definitionen ==== Definieren Sie die Workflows, die die Aufgaben zur Bearbeitung in Ihrem BUSINESS durchlaufen sollen. Ein Workflow kann aus mehreren Verarbeitungsschritten bestehen. Für jeden Verarbeitungsschritt legen Sie fest, von welchem Mitarbeiter bzw. welcher Gruppe dieser ausgeführt wird. - **Workflow wählen**\\ \\ Es stehen zwei Workflows zur Verfügung: Rechnungseingang und Sonstiges. Im Posteingang wird jede Aufgabe einem dieser beiden Workflows zugeordnet.\\ Wählen Sie im Feld **Workflow**, welchen Workflow Sie definieren/ändern möchten.\\ {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpeeinstellungen_workflow1.png|}}\\ \\ - **Verarbeitungsschritt Eingang festlegen**\\ \\ Ein Workflow kann aus mehreren Verarbeitungsschritten bestehen. Beim Eingang von Dateien über die [[..dataflor bauakte:verzeichnis-ueberwachung]] ist der erste Verarbeitungsschritt der **Eingang**, d.h. die neuen Aufgaben werden zunächst dem Benutzer angezeigt, der im Verarbeitungsschritt **Eingang** festgelegt ist. Ist eine Benutzergruppe eingestellt, wird die Aufgabe allen Benutzern dieser Gruppe zur Bearbeitung angezeigt. Im Netzwerk kann eine Aufgabe jeweils nur von einem Benutzer bearbeitet werden und ist während dieser Bearbeitung für die anderen Benutzer gesperrt.\\ \\ Beim Import von Dateien über die Funktion **Importieren** im Menü **Posteingang**, per Drag & Drop oder über die Funktion **Scannen** wird die Aufgabe direkt dem Benutzer angezeigt, der die Datei importiert hat. {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpeeinstellungen_workflow2.png|}}\\ \\ - **Verarbeitungsschritte definieren**\\ Durch Klicken auf {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:icon_neu.png|}} fügen Sie dem Workflow einen weiteren Verarbeitungsschritt hinzu.\\ Für den Workflow **Rechnungseingang** stehen vier verschiedene Verarbeitungsschritte zur Auswahl: **Bearbeitung**, **Prüfung**, **Freigabe** und **Buchung**; für den Workflow **Sonstiges** nur der Verarbeitungsschritt **Bearbeitung**.\\ Das Buchen einer Eingangsrechnung ist nur im Verarbeitungsschritt **Buchung** möglich. Der Verarbeitungsschritt **Buchung** kann nur einmal verwendet werden, alle anderen Verarbeitungsschritte beliebig oft.\\ {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpeeinstellungen_workflow3.png|}}\\ \\ - **Postkorb zuordnen**\\ \\ Legen Sie für jeden Verarbeitungsschritt fest, welche Benutzer hierfür zuständig sind. Zusätzlich zur Auswahl eines Benutzers oder einer Benutzergruppe können Sie Textvariablen verwenden.\\ Für den Workflow **Rechnungseingang** stehen die Textvariablen **[Bauleiter]** und **[Verantwortlich LV]** zur Verfügung, d.h. die Aufgabe wird an den Bauleiter bzw. Verantwortlichen des LV , dem die Aufgabe zugeordnet ist, weitergeleitet.\\ \\ {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpeeinstellungen_workflow4.png|}} Für den Workflow **Sonstiges** steht die Textvariable **[Bauleiter/Verkäufer]** zur Verfügung, d.h. Aufgaben, die einem LV in der Baustellenphase zugeordnet sind, werden an den Bauleiter des LV weitergeleitet; Aufgaben zu LV in der Angebotsphase an den Verkäufer des LV. {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpeeinstellungen_workflow6.png|}} - **Formular auswählen**\\ \\ Für den Workflow **Rechnungseingang** können Sie wählen, welches Eingabeformular angezeigt wird: Rechnungseingang Basis oder Rechnungseingang Details.\\ Spätestens im Verarbeitungsschritt **Buchung** muss das Detail-Formular verwendet werden, kann aber auch schon den Benutzern vorheriger Verarbeitungsschritte angezeigt werden.\\ {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpeeinstellungen_workflow5.png|}}\\ Mit dem Formular **Rechnungseingang Basis** kann der Benutzer einer Aufgabe die Basisdaten wie Lieferant, Belegnummer, Belegdatum und LV zuordnen.\\ \\ {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:dpe_rechnungseingangbasis.png|}} Auf dem Formular **Rechnungseingang Details** werden zusätzlich die Felder angezeigt, die zum Buchen einer Eingangsrechnung gefüllt werden müssen, z.B. Rechnungsbetrag, Steuersatz, Status, Zahlungskondition usw.\\ {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:dpe_rechnungseingangdetails.png|}} \\ - **Workflowdefinition abschließen**\\ \\ Haben Sie die gewünschten Einstellungen für einen Workflow vorgenommen, wechseln Sie in der Auswahlliste **Workflow wählen** zu einem anderen Workflow. Sind alle Workflow bearbeitet, wechseln Sie durch Klicken auf **[Weiter]** zum nächsten Einrichtungsschritt. \\ Die Definition eines Workflows können Sie jederzeit der Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen anpassen: beispielsweise einen Verarbeitungsschritt hinzufügen oder entfernen, einen anderen Benutzer oder Benutzergruppe zuweisen. Die neue Workflow-Definition wird für alle Aufgaben angewendet, die neu in den Digitalen Posteingang aufgenommen werden. Bereits im Digitalen Posteingang vorhandene Aufgaben durchlaufen weiter den "alten" Workflow. ==== Vorbelegung Bauakte ==== Zu jeder Datei, die in den Digitalen Posteingang importiert wird, wird im Digitalen Posteingang eine Aufgabe angelegt. Sobald eine neue Aufgabe im Digitalen Posteingang bearbeitet oder weitergeleitet wird, wird diese automatisch in der Bauakte abgespeichert. Hinterlegen Sie für die Workflows **Rechnungseingang** und **Sonstiges** jeweils welche Dokumenteninformationen dazu verwendet werden.\\ \\ Im Feld **Bezeichnung** können Sie * Text eintragen, der für jedes Dokument verwendet wird * Textvariablen verwenden, die vom Programm automatisch gefüllt werden\\ (Eingabe von "[" über die Tastenkombination Alt Gr + 8 zeigt eine Liste der verfügbaren Textvariablen) * oder das Feld leer lassen und im Digitalen Posteingang die Bezeichnung für jedes Dokument individuell vergeben __Beispiel:__ Workflow Rechnungseingang {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpeeinstellungen_vorbelegungbauakte.png|}} __Beispiel:__ Workflow Sonstiges {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpeeinstellungen_vorbelegungbauakte_sonstiges.png|}} ---- ===== Digitale Stempel ===== Im Digitalen Posteingang werden die importierten Dateien in der Dateiansicht angezeigt. In der Dateiansicht können Sie dem Dokument Kommentare hinzufügen: Textmarkierungen, Textfelder, Post-Its und digitale Stempel. Standardmäßig sind die Stempel //geprüft// und //freigegeben// vorhanden. Im Programmparameter 180.10.20 **Stempel** können Sie die vorhandenen Stempel bearbeiten, neue Stempel anlegen und nicht mehr benötigte Stempel löschen. * Durch Klicken auf {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:icon_neu.png|}} legen Sie neue Stempel an. * Vergeben Sie für den Stempel eine Bezeichnung. Die Bezeichnung wird automatisch in das Feld **Text** übernommen. * Möchten Sie, dass Bezeichnung und Text unterschiedlich sind, tragen Sie den Text, der auf das Dokument gesetzt werden soll, im Feld **Text** ein. * Legen Sie für den Text des Stempels die Schriftart, Schriftformatierung und Schriftfarbe fest; sowie die Größe (Höhe und Breite) des Stempels und für den Rand des Stempels die Breite.\\ __Beispiel:__ Bezeichnung = "i.O." und Text = "ü" mit Schriftart = "Wingdings" ergibt den Stempel "i.O.", der auf das Dokument ein ✔ setzt. * Mit den Pfeilfunktionen {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:programmparameter_stempel_pfeilhoch.png|}} und {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:programmparameter_stempel_pfeilrunter.png|}} legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Einträge im Digitalen Posteingang in der Auswahlliste angezeigt werden. {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:programmparameter_stempel.png|}} ---- ===== Textkommentare ===== Im Digitalen Posteingang werden die importierten in der Dateiansich können Sie dem Dokument Kommentare hinzufügen: Textmarkierungen, Post-Its, digitale Stempel und Textfelder. Im Programmparameter 180.10.30 **Text** können Sie für die Textkommentare Voreinstellungen hinterlegen, z.B. Schriftart, -größe, -farbe sowie die Größe und Randbreite der Felder. * Durch Klicken auf {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:icon_neu.png|}} legen Sie neue Voreinstellungen an. * Vergeben Sie für die Voreinstellung eine Bezeichnung. * Definieren Sie die Eigenschaften der Voreinstellung. * Mit den Pfeilfunktionen {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:programmparameter_stempel_pfeilhoch.png|}} und {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:programmparameter_stempel_pfeilrunter.png|}} legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Einträge im Digitalen Posteingang in der Auswahlliste angezeigt werden. {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:programmparameter_text.png|}} ---- ===== Weitere Schritte ===== [[..dataflor bauakte:dpe_bildschirmaufbau]]