====== Aufgabe bearbeiten ====== ===== Beschreibung ===== Jede importierte Datei bzw. gescanntes Papierdokument wird im Digitalen Posteingang zu einer Aufgabe.\\ \\ Alle dem angemeldeten Benutzer zugewiesenen Aufgaben sind in der [[..dataflor bauakte:dpe_bildschirmaufbau|Aufgabenübersicht]] angezeigt. Sind in der Aufgabenübersicht mehr als eine Aufgabe vorhanden, können Sie auf folgende Weisen zwischen den Aufgaben wechseln: * Öffnen Sie in der Aufgabenübersicht die Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten, per Mausklick. * Im Menü stehen die Funktionen **Erste**, **Vorerige**, **Nächste** und **Letzte** zum Wechsel zwischen den Aufgaben zur Verfügung. * Zudem können Sie mit den Pfeiltasten Ihrer Tastataur zur vorherigen bzw. nächsten Aufgabe wechseln. Einem Benutzer können die Aufgaben auf verschiedenen Wegen zugewiesen werden: * Eine Datei wird über die [[..dataflor bauakte:verzeichnis-ueberwachung]] importiert. Die dazu erzeugte Aufgabe wird dem Benutzer bzw. den Benutzern der Benutzergruppe zugewiesen, der in der [[..dataflor bauakte:dpe_einstellungen#Workflow-Definitionen|Workflow-Definition]] im Verarbeitungsschritt **Empfang** festgelegt ist. * Die Aufgaben zu den Dateien, die der Benutzer selbst über den [[..dataflor bauakte:datei-import]], per [[..dataflor bauakte:drag and drop]] oder durch Digitalisierung eines Papierdokumentes über die [[..dataflor bauakte:scan-schnittstelle]] in den Digitalen Posteingang aufgenommen hat. * Der Benutzer ist in der [[..dataflor bauakte:dpe_einstellungen#Workflow-Definitionen|Workflow-Definition]] einem Verarbeitungsschritt zugewiesen oder gehört einer Benutzergruppe an, die einem Verarbeitungsschritt zugewiesen ist. Dem Benutzer werden die Aufgaben angezeigt, die an diesen Verarbeitungsschritt weitergeleitet wurden. * Eine Aufgabe kann an einen anderen Benutzer zur Bearbeitung delegiert werden und wird diesem in der Aufgabenansicht angezeigt. In der Tabelle werden zu jeder Aufgabe u.a. folgende Informationen angezeigt, die Ihnen bei der Bearbeitung der Aufgabe helfen: * Spalte **Workflow**: zeigt an, welchem Workflow die Aufgabe zugeordnet ist * Spalte **Verarbeitungsschritt**: zeigt an, in welchem Verarbeitungsschritt des Workflows sich die Aufgabe befindet, um zu erkennen, was zur Aufgabe erledigt werden soll * Spalte **Eingangsquelle**: zeigt an, wie die Datei in den Digitalen Posteingang importiert wurde * vom Benutzer selbst per Datei-Import, per Drag & Drop oder durch Scannen importiert -> es ist das Wort **Benutzer** angezeigt * Datei wurde über die Verzeichnis-Überwachung importiert -> es ist der Quellenname des Verzeichnisses angezeigt, aus dem die Datei importiert wurde (den Quellenname der überwachten Verzeichnisse definieren Sie in den Einstellungen * Aufgabe fett angezeigt: markiert eine Aufgabe als "ungelesen" Wurde Ihnen eine oder mehrere Aufgaben neu zugewiesen, wird Ihnen dies mit einem roten Zähler im BUSINESS-Icon in Ihrer Windows-Taskleiste sowie in Ihrem BUSINESS-Programm im Menü **BUSINESS** im Aufruf für den Digitalen Posteingang angezeigt.\\ {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpe_neueaufgabeeingegangen.png|}} ---- ===== Daten erfassen ===== In den Feldern der [[..dataflor bauakte:dpe_bildschirmaufbau|Datenzuordnung/-eingabe]] tragen Sie die zur Aufgabe notwendigen Daten ein. {{section>..dataflor bauakte:dpe_bildschirmaufbau#Datenzuordnung/-eingabe&noheader&nofooter&noeditbutton}} /*angezeigte Linie kommt aus zuvor verlinktem Abschnitt*/ ===== Aufgabe delegieren ===== Ist Ihnen eine Aufgabe zugewiesen (z.B. durch den vordefinierten Workflow); diese soll aber von einem anderen Benutzer bearbeitet werden, können Sie die Aufgabe delegieren. Wählen Sie dazu im Menü die Funktion **Delegieren** und wählen den Benutzer aus, an den Sie die Aufgabe delegieren möchten.\\ {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpe_aufgabedelegieren_menue.png|}} Ist eine Aufgabe einer Benutzergruppe zugewiesen, wird die Aufgabe allen Benutzern dieser Benutzergruppe angezeigt. Um den anderen Benutzern eindeutig zu signalisieren, dass Sie die Aufgabe bearbeiten werden, können Sie die Aufgabe übernehmen, indem Sie die Aufgabe an sich selbst delegieren. Die Aufgabe wird dadurch den anderen Benutzern der Benutzergruppe nicht weiter angezeigt.\\ \\ Die gleichzeitige Bearbeitung einer Aufgabe ist nicht möglich. Hat ein Benutzer die Aufgabe zur Bearbeitung geöffnet, ist sie automatisch für alle anderen Benutzer für die Bearbeitung gesperrt. ---- ===== Aufgabe zum nächsten Verarbeitungsschritt weiterleiten ===== Sind in der [[..dataflor bauakte:dpe_bildschirmaufbau#Datenzuordnung/-eingabe]] alle Pflichtfelder (Felder fett grau umrandet) gefüllt und in keinem Feld ein unzulässiger Wert (Feld rot hinterlegt) vorhanden, können Sie die Aufgabe an den bzw. die Benutzer des nächsten Verarbeitungsschritts weiterleiten. * Verwenden Sie dazu die Schalter unterhalb der Datenzuordnung/-eingabe. * Die Bezeichnung richtet sich nach dem nächsten Verarbeitungsschritt, z.B. **[Zur Bearbeitung zuweisen]**, **[Zur Rechnungsverbuchung]**. * Über **[Zurück zum Eingang]** können Sie die Aufgabe jederzeit an den Benutzer bzw. die Benutzer der Benutzergruppe, die für den Verarbeitungsschritt **Empfang** des Workflows der Aufgabe definiert ist, zurückgeben. Die Bearbeitung der Aufgabe beginnt somit von vorn. {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpe_zumnaechstenverarbeitungsschritt.png|}} ---- ===== der Dateiansicht Kommentare hinzufügen ===== {{section>..dataflor bauakte:dpe bildschirmaufbau#Kommentare hinzufügen&noheader&nofooter&noeditbutton}} ---- ===== Feed ===== {{section>..dataflor bauakte:dpe bildschirmaufbau#Feed&noheader&nofooter&noeditbutton}} /*Linie kommt aus zuvor verlinktem Abschnitt*/ ===== Lieferscheinabgleich ===== Mit der Funktion **Lieferscheinabgleich** kann die Bauakten-Suche und die NK-Suche mit voreingestellten Suchkriterien in einem weiteren Fenster geöffnet werden. So haben Sie im Workflow **Rechnungseingang** für die Prüfung von Eingangsrechnungen mit einem Klick eine Übersicht über die bereits gespeicherten Lieferscheine (Dokumente / NK-Buchungen).\ {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpe_lieferscheinabgleich.png|}}\\ \\ Auf der Registerkarte **Lieferscheinabgleich (Bauakte)** wird die Bauakten-Suche mit folgenden voreingestellten Suchkriterien geöffnet: * Adresse = der Lieferant, dem die Rechnung im Posteingang zugeordnet ist * Dokumentenart = die Dokumentenart, die im Programmparameter 170.30.20 definiert ist\\ {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpe_lieferscheinabgleich_bauakte.png|}} Auf der Registerkarte **Lieferscheinabgleich (NK)** wird die NK-Suche mit folgenden voreingestellten Suchkriterien geöffnet: * Lieferant = der Lieferant, dem die Rechnung im Posteingang zugeordnet ist * LV = das LV, dem die Rechnung im Posteingang zugeordnet ist * Lieferschein geprüft = Nein, d.h. nur Lieferscheine, die noch keiner Eingangsrechnung zugeordnet sind\\ {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpe_lieferscheinabgleich_nk.png|}} ---- ===== Weitere Schritte ===== [[..dataflor bauakte:dpe_in_bauakte_aufnehmen]]